关于印发《陕西省高等院校物资设备采购管理办法》的通知
来源:总务处    发布时间:2013-09-24    点击次数:5394

第三章  采购活动的运作方式

     第十五条  物资设备采购活动按照采购资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标为招标采购;竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式为非招标采购。

     (一)公开招标。公开招标是指按照国家有关法规和规定的程序,采购工作小组以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。

     各高等院校不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

     (二)邀请招标。邀请招标是指按照采购工作小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。符合下列情形之一的物资设备,采用邀请招标方式采购。

     1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

     2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

     (三)竞争性谈判。符合下列情形之一的物资设备,可以采用竞争性谈判方式采购。

     1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

     2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

     3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

     4.不能事先计算出价格总额的。

     (四)单一来源采购。符合下列情形之一的物资设备,可以采用单一来源方式采购。

     1.只能从唯一供应商处采购的;

     2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

     3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

     (五)询价。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

     (六)政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

     第十六条   采购物资设备应当采用公开招标方式的,其具体数额标准,由各高等院校按照本学校的实际情况确定。原则上,对于采购金额在100万元及以上的物资设备,应采用公开招标方式组织采购工作;对采购金额在10~100万元(含10万元)的物资设备,可采用邀请招标方式组织采购工作;对采购金额在3~10万元的物资设备,可采用询价方式组织采购工作。各学校也可根据本校实际情况确定上述金额标准。

     第十七条  招标采购活动应填写《招标采购活动备案表》;询价谈判采购活动应填写《询价谈判采购活动备案表》。

     第十八条  学校基建工程、后勤服务、教学科研、图书资料、办公使用等各类物资设备的有关业务主管部门,应结合本部门职能特点,建立常用物资设备“采购资源信息库”。

     采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外,还应从可供商品和已供商品两方面反映各种供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下,采购资源信息库中同种类商品至少应保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选,动态管理。

     第十九条  对于涉及国家安全、国家秘密的物资设备,要按照国家有关要求,会同学校保密部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求,防止借采购项目保密而逃避或简化采购方式的行为。

     第二十条  相关高等院校凡采购中央国家机关政府采购协议供货范围内的产品,应在中央国家机关政府采购协议供货中标产品范围内进行采购,不得采购协议供货范围外的非中标产品。

第四章 采购工作程序

     第二十一条  物资设备的采购工作程序指从采购工作立项起到设备验收归档止的工作程序,主要包括立项、邀请供应商、开标(或谈判)、确定供应商、合同谈判、合同草签、合同审批和签订、合同实施、设备验收、资料归档等环节。采购管理部门和单位要严格采购文件编制、信息公告、采购评审、采购合同格式和产品验收等环节的具体标准和程序要求。

     第二十二条  物资设备采购立项。

     高等院校物资设备用户单位应根据实际需要,在对市场状况充分调查了解的基础上,填报《物资设备采购立项审批表》,报业务主管部门办理有关立项手续。

     立项报告通常应包括的基本内容:申请立项的理由、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额、经费来源等。

     采购活动应当严格控制在立项审定的范围内。经费额度不得随意突破,不得随意增加采购数量和采购品种。对于确因实际情况不得不变更调整时,必须事先征得主管校领导的同意。对于擅自突破采购计划的,学校追究业务主管部门主要领导的个人责任。

     第二十三条  邀请供应商。

     在采购计划确定后,业务主管部门应及时提请采购组织部门采取适当方式发布需求信息,吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。凡采购金额在100万元及以上的采购项目,采购需求信息可采取国家或地方政府采购网公告、校园网发帖和校内公告等方式公开发布需求信息;10万元以上的采购项目,应采取多种方式采集供应商信息,可在信息资源库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价。对于采购资金额度10万元以上的采购项目,投标报价的新增供应商不得低于参与投标报价供应商数目的1/3。

     一般情况下,采购组织部门应以投标报价书的方式向供应商提出投标报价要求,并采取密封方式进行投标报价,保证运作过程公平、公正。

     第二十四条  供应商的资格审查及产品考察。

     招标前,采购组织部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

     对于采购资金额度较大的项目,必要时,应产生考察组对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察。在考察基础上应形成考察报告,提交采购工作小组。

     供应商有如下行为时应取消其投标资格:提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的;采取其他不正当竞争手段的。

     业务主管部门应根据需要和可能对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资,封样保存时间不得低于合同有效期。

     第二十五条  供应商选定。

     1.招标采购。招标采购项目应由采购组织部门编写招标文件。招标文件一般应包括以下内容:对投标人的资格要求;标的名称、数量、规格型号;对标的的质量配置或材质要求;供货方式或工期要求;投标报价截止日期。

     物资设备供应商选定一般应采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人,首选中标人作为第一谈判对象,备选中标人作为第二谈判对象,最终定标人根据谈判结果择优选定。首选供应商和备选供应商名单在合同正式生效前,应在一定范围内严格保密。对于一些质量可靠性要求不高、价格弹性较大的项目,可允许二次报价。

     2.询价谈判。询价谈判应成立询价谈判采购工作小组,由三人以上单数组成。确定符合资质条件被询价的供应商数量不得少于三家。一般情况下,应要求被询价供应商进行一次性报价。询价谈判组应根据采购需求,综合考虑质量、服务,按照合理最低价原则最终确定供应商,并将结果通知被询价的其它供应商。

     第二十六条  合同谈判及草签。

     招标采购谈判应在监察人员参与下进行。谈判对象应是招标结果或考察意见明确的供应商。在采购工作小组认为质量有保证的前提下,谈判人员认为有必要时,可实行开放式竞价机制。即向首选中标人和备选中标人之间二次竞价确定最终供应商。

     订立合同应严格履行规定的程序,一般应采取书面合同形式。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同形式由采购工作小组根据实际情况确定。合同份额一般应至少一式四份,分交档案室、业务主管部门、财务部门和供应商。校内管理复印件有效。

     第二十七条  合同审批。

     物资设备采购合同都应填报《合同审批运行表》报批,经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。

     凡以学校名义与供应商签定的采购合同,未经学校法定代表人或其授权委托人审查签署的,均为无效合同,当事人应承担侵权责任。

     第二十八条  合同实施。

     合同履行由业务主管部门监督实施,如出现不能或不能完全履行时,业务主管部门应及时采取措施减少损失。

     经与供应商协商一致,同意变更合同实质性条款的,应形成补充合同;解除原有合同的,应报请终审同意。

     第二十九条  物资设备验收。

     每项采购活动,货到入库前必须由业务主管部门根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况组织初步验收,填报《物资采购验收单》或《设备采购验收单》,并在“验收情况”栏内载明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时,应做退货处理。

     对于需要安装、施工的设备或物资,在竣工运转正常后,业务主管部门应组织总体验收,并填报《物资设备采购施工竣工验收单》。

     第三十条  采购活动付款要与合同履约进展情况相协调,以“保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险”为原则。财务部门办理物资设备采购付款手续时,必须以合同条款、会签的《物资采购验收单》、《设备采购验收单》、《物资设备采购施工竣工验收单》作为付款的依据。

     第三十一条  物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。“立项审批表”、“招投标文件”、“投标报价书”、“报价单”、“合同审批表”、“合同书”、“验收单”和“会议纪录”等均为采购活动必须形成的重要文件材料,应由业务主管部门专人负责及时归档备案。